Приємно повідомити, що Університет знову на порозі нових позитивних цифрових трансформацій. Відповідно до стратегії розвитку ЛНУ ім. І. Франка на 2021-2025 рр., навчальний заклад успішно втілює заплановане в напрямках інформатизації, зокрема реформи щодо впровадження інформаційної системи управління навчальним процесом “Деканат”, розвитку електронного навчання, повномасштабного розгортання MS Office 365, становлення автоматизованої бібліотечної системи, запровадження потужної управлінської кадрово-фінансової інформаційної системи КБС тощо. Усі ці зміни, що відбулися за останні роки з ініціативи ректора, професора Володимира Мельника, і стали передумовою втілення чергового проєкту – впровадження Системи електронного документообігу, яка дозволить вдосконалити та пришвидшити цілу низку управлінських процесів Університету.
Реалізація проєкту потребувала серйозного аудиту чинних практик документообігу, перегляду цілої низки нормативних актів, впорядкування та вдосконалення шаблонів і форм документів, а пізніше – поступових кроків безпосереднього впровадження інформаційної системи, зокрема: отримання ліцензій на право використання Програмного продукту, аналізу процесів ведення діловодства та розробки Технічного завдання для налагодження Системи. Наступними етапами стали її налаштування згідно з розробленим ТЗ та розгортання на серверах. Також величезна частка роботи стосувалася навчання адміністраторів і користувачів із різними ролями: реєстратори, контролери, фахівці, керівники. На цьому етапі відбулися чисельні зустрічі-презентації з адміністрацією, загальноуніверситетськими підрозділами, завідувачами кафедр та охочими працівниками Університету, яких виявилося чимало.
Сьогодні Університет розпочав впровадження системи в експлуатацію та консультування груп шляхом обробки запитів в інтернет-системі «Гаряча лінія» щодо налагодження довідників, функціональних можливостей та адміністрування.
Водночас ми також відкриті до зауважень та пропозицій, зокрема щодо масштабування системи для максимально широкого кола документів. Тож очікуємо на такі запити серед потенційних користувачів.
Ректор Львівського університету, професор Володимир Мельник зазначає, що система електронного документообігу є важливим кроком для розвитку Університету: “Треба зазначити, що впровадження цієї системи допоможе підвищити прозорість підписання та візування документів та сприятиме пришвидшенню прийняття управлінських рішень, а також контролю виконання доручень. Переконаний, що університетська спільнота поставиться до такого нововведення з відповідальністю та оптимізмом, адже майбутнє – за технологіями та нововведеннями”.
Впровадження системи супроводжується рядом технічних реформ, які стали можливими завдяки залученню високоякісного комп’ютерного обладнання, яке допомогли придбати випускники, партнери університету, зокрема ГО “Карпатія” в особі випускника ЛНУ ім. І. Франка Миколи Щербини та компанія EPAM.
Університетська спільнота впевнена, що такі зміни є гарним трендом майбутніх інноваційних зрушень, тож очікуємо на нові результати реалізації проєкту.