Процеси цифровізації для будь-якої установи – питання не з простих, навіть якщо йдеться про малі приватні установи, які, як правило, є значно мобільнішими. Для такої інституції за розміром, як Львівський університет, із тією кількістю функцій та завдань, які виконуються, це дуже серйозний виклик. Завдяки ряду реформ, які відбулися і тривають в останні роки у навчальному закладі: впровадження інформаційної системи управління навчальним процесом “Деканат”, розвиток електронного навчання, повномасштабне розгортання MS Office 365 з якісним сервісом корпоративної електронної пошти, становлення автоматизованої бібліотечної системи, запровадження управлінської кадрово-фінансової системи КБС, – він впевнено рухається на шляху інформатизації та цифровізації освітнього простору.
Сьогодні ЛНУ ім. І. Франка стоїть на порозі нового виклику – впровадження системи електронного документообігу. Основна технічна робота вже зроблена, проте жодна система не буде працювати без людей, тож 23 травня відбулася презентаційна зустріч для університетської спільноти щодо особливостей роботи в цьому сервісі. Учасниками онлайн-події стали понад 200 зареєстрованих працівників, які зацікавлені у цифровій трансформації Університету та готові долучатися до впровадження таких змін у своїх підрозділах.
Присутніх привітав ректор Львівського університету, професор Володимир Мельник, який зазначив, що Університет вже кілька разів стикався із викликами у сфері цифровізації, і всі попередні проєкти були успішними, а оскільки впровадження системи електронного документообігу сьогодні на часі, то і цей виклик академічна спільнота прийме та подолає. “Очевидно, що це потрібно робити, адже Університет має бути там, де є сучасність. Звичайно, ми передбачаємо великі виклики з боку психологічної готовності, технічної сторони та вдосконалення щодо питання усіх суб’єктів освітньо-наукового процесу. Але це однозначно є необхідністю нашого життя, тож я би хотів, щоб усі поставилися до цього відповідально та з ентузіазмом”, – зазначив Володимир Петрович.
Проректор з науково-педагогічної роботи та інформатизації Віталій Кухарський, який є відповідальним за впровадження електронного документообігу, зазначив: “Якщо аналізувати переваги електронного документообігу, то ключовим моментом для команди, яка працювала над реалізацією проєкту, було те, аби система полегшила опрацювання документів кожному члену академічної спільноти. Впровадження електронного документообігу не самоціль, а якісний сервіс, який підвищує прозорість підписання та візування документів, що є важливо, адже кожен підписант бачить шлях документа та етап, на якому він знаходиться у системі. Як наслідок, це сприяє підвищенню швидкості прийняття управлінських рішень та ненав’язливо запроваджує систему контролю за виконанням доручень. Не можна не відзначити екологічний та економічний ефект впровадження системи, ну і врешті-решт це ще один крок до серйозної інформаційної трансформації навчального закладу, адже така система є однією із центральних складових менеджменту. Варіант налаштування системи, який на сьогодні підготовлено до використання, без перебільшення, є однією з найкращих практик освітнього простору України та Європи загалом. Переконаний, що за декілька місяців адаптації академічна спільнота відчує усю зручність, доступність та переваги системи”.
Також прокоментував уведення таких змін і перший проректор Андрій Гукалюк: “Така чисельна і поважна авдиторія – свідчення небайдужості спільноти до процесів, які відбуваються і впроваджуються в університеті. Вже неодноразово ми отримуємо документи із міністерств у системі електронного документообігу, тож, як бачимо, зовнішній світ нам вже не залишає інших варіантів, ніж як впровадити подібну систему і в нас. Звичайно, це рішення вимагатиме спочатку від нас трохи більше зусиль, але результат однозначно буде того вартий”.
Треба зазначити, що авдиторія була активною та залишала свої запитання в чаті і озвучувала під час зустрічі. Проректор з науково-педагогічної роботи та інформатизації відповів на всі питання, що цікавили слухачів, а також представив працівників університету, які надалі куруватимуть процесом впровадження електронного документообігу у Львівському університеті та допомагатимуть керівникам підрозділів, якщо у них виникатимуть питання щодо роботи у сервісі.
Також згодом усі, хто матимуть доступ до системи, отримають відеоурок – покрокову інструкцію із користування нею.
Такі зміни – непроста трансформація в Університеті, яка в перспективі дозволить налагодити усі процеси закладу і перевести у більш зручний формат весь документообіг в університеті. Переконані, що всі сумніви, які були, залишаться в минулому після принаймні кількамісячної експлуатації цієї системи.
